26 червня 2022 ~ 10 хв

Автор статті

Дарина Годлевська, COO

В минулій статті ви прочитали про одну з двох складових успішної роботи з командою на ремоуті. Якщо ви не ознайомились з попередньою, не біда – читайте практичну, а потім повертайтеся до емоційної.

Організація технічної можливості
для віддаленої роботи

Цей пункт націлений більше на маленькі агенції, фрілансерів і решту, хто тільки починає свій шлях, або навпаки шукає платформи для покращення.

В 2020 році дивом за місяць до першого covid-карантину на «2 тижні», ми з командою перейшли на покращений планувальник з можливістю трекінгу часу Planfix (на цій платформі ми пропрацювали близько року, але все ж змінили його) і окремий месенджер для робочих питань Slack.

До цього часу ми використовували Trello і особисті чати в Telegram, де був мікс з усього і щось пропустити було досить легко, та незрозумілий порядок завантаження документації та матеріалів проєкту. Все зберігалось на особистих google-дисках і передавалось лише посиланнями (тодішні менеджери роздумували, як краще і прийшли до того, що створили окрему пошту, де на google-диску були теки проєктів).

Створення віртуального робочого простору процес дуже кропіткий. Особливо, коли необхідно переломити себе і почати працювати по-новому. На мій менеджерский досвід припав другий апгрейд роботи агенції: введення корпоративного Google Workspace та Worksection.

Google Workspace – це продукт від google, що дає бізнесам можливість створення свого робочого онлайн-простору, сумісного диску для збереження матеріалів, корпоративну пошту з вашим доменом і можливість обмежувати ролі на диску для запобігання диверсій всередині команди.

Worksection – онлайн система управління проєктами. Дає можливість створення проєктів, міток до них, планування роботи команди, контроль термінів та бюджетів, звіти, комунікацію з клієнтом та командою у вигляді коментарів до задач.

Перед введенням всіх даних до вашого планувальника, я рекомендую спочатку ознайомитись з інтерфейсом планувальника, випробувати його для себе (поставити таски, спробувати потрекати час, переглянути всі моменти, які ви не можете пояснити за секунду своєму спеціалісту), далі – сформувати чорновий варіант заповнення на папірці\miro\figma\notion. Тобто візуалізувати те, шо ви плануєте: назви проєктів, команду проєктів, мітки до проєкту, регулярні таски, данні про проєкт і тд.

Мій інсайт: якщо будете використовувати Worksection, створіть регулярні задачі по проєктам, наповніть їх повноцінно і налаштуйте повторення. Так ви зекономите свій менеджерский час на постійне додавання тасків і не будете затримувати спеціаліста, якщо не встигли завчасно все поставити.

Мій інсайт: якщо будете використовувати Slaсk для комунікації з командою, створіть окремі треди на кожен проєкт і в bookmark додайте основні посилання на документи проєкту: медіаплан, тека проєкту в Google Workspace, таблиця звітності, а в description – загальну інформацію про проєкт.

Візуалізація допоможе легко зорієнтуватися, ви швидше будете використовувати звичні програми або папірці, ніж вносити все у новий для вас планувальник, а потім коригувати.

Для структуризації матеріалів проєкту краще створювати додаткову теку на корпоративному Google Workspace (або хоча б на окремій пошті, доступ до якої є тільки у менеджерів, а решті команди видавати тільки по пошті). А самі матеріали краще називати за датою створення, або за відмінними рисами (щоб швидко знайти). До речі, не забувайте самі завантажувати та нагадувати команді про це.

Організація робочого дня спеціалістів

Цей пункт і про менеджмент, і про тімбілдінг.

Робота з дому\кав’ярні і решти віддалених офісів характеризується відсутністю контакту зі спеціалістом і ти не маєш змоги підійти і подивитись, над чим працює один з членів вашої команди, як в офісі.

Для себе я вивела ідеальні меседжі:

щоранку привітання з командою в загальному треді: така собі приємна перевірка, хто на зв’язку і готовий до роботи;

у межах робочого дня підтримка спілкування: запитання в чатах проєкту, анонс постановки таску в планувальнику, надання коментарів чи навпаки – отримання пропозицій від спеціалістів чи нагадування про таск.

анонс про обідню перерву*

Вимір ефективності роботи співробітників

Мій найулюбленіший пункт. Worksection дає можливість трекати час під час виконання кожного завдання. Це має змогу менеджеру:

перевірити кількість робочих годин спеціаліста в кінці дня;

спрогнозувати кількість завдань, які виконає спеціаліст за 1 робочий день;

порахувати витрати на додаткові завдання від клієнтів чи агентські потреби;

і найголовніше – бачити, що спеціаліст на робочому місці і працює.

Прийом і адаптація нових членів команди під час віддаленої роботи всієї команди

Найкращий шлях для швидкого вводу нового члена команди в робочий процес – створити методички\інструкції та онлайн-офіс.

Онлайн-офіс можна створити на майданчику Notion. Де додати всі відповіді на часті питання від новачків, структурувати посилання на всі інструкції в 1 чек-лист з назвами і поставити таск на ознайомлення з ним.

Під час першого робочого тижня новачка слідкуйте за його діями і його роботою трішки більше, ніж за бувалими. Давайте фідбек на організаційну роботу в моменті: нагадуйте за трекер, зміну статусів задач і коректного завантаження матеріалів на диск.